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Reden ist silber - Schreiben ist gold

"Durch das Reden kommen die Leute zusammen" sagt ein Sprichwort und eine gute Gesprächsbasis zum Vertragspartner ist sicherlich ein Grundstein für ein Geschäft ohne Pannen. Kommt es aber dennoch zu Konflikten, dann ist man bei mündlichen Vereinbarungen oft der zweite. Daher sollte man (wichtige) Verträge jedenfalls schriftlich abschließen; aber auch, wenn es Probleme in der Vertragsabwicklung gibt, sollten wesentliche Erklärungen schriftlich festhalten werden. Mündliche Vereinbarungen oder Erklärungen sind schwer nachweisbar; was schwarz auf weiß zu lesen ist, ist dagegen für einen Dritten - wie etwa einen Richter im Gerichtsverfahren - viel leichter nachvollziehbar. Wir raten daher dringend, das Setzen von Lieferfristen, das Rügen von Mängeln, das Einfordern von Schadenersatz - kurz alle wesentlichen Erklärungen im Zusammenhang mit Konsumentenproblemen schriftlich zu verfassen.

Doch auch schriftliche Erklärungen können unklar und undeutlich bleiben, können oft - schlecht verfasst - mehr schaden als nützen. Die erste Grundregel für unsere Musterbriefe ist daher: Fassen Sie sich kurz, versuchen Sie Ihren Standpunkt auf den Punkt zu bringen und lassen Sie weitläufige Erzählungen aller Umstände besser weg. Wir zeigen Ihnen anhand unserer Beispielsfälle und der daran anknüpfenden Musterbriefe, wie dies - in den verschiedensten Problembereichen - möglich ist. Es mag sein, daß Sie sich über das Verhalten des Unternehmers geärgert haben, doch dieser Ärger ist kein guter Ratgeber für rechtliche Konsequenzen. Versuchen Sie Ihren persönlichen Ärger streng vom objektiven Sachverhalt zu trennen. Wenn der Unternehmer nicht und nicht liefert, sind die telefonischen Ausreden oft unerträglich, für die rechtliche Konsequenz des Rücktrittes nach Setzung einer angemessenen Nachfrist kommt es aber nur auf objektive Tatsachen an: Wann hätte der Unternehmer liefern sollen? Er hat nicht geliefert und daher ist er im Lieferverzug.

Die zweite Grundregel für unsere Musterbriefe ist: Werden Sie sich klar darüber, welche - rechtlich durchsetzbaren - Konsequenzen Sie mit Ihrem Schreiben erzielen wollen. So kann man bei einem Mangel zwischen der Verbesserung und dem Austausch wählen. Es hat keinen Sinn, in einem Brief nur die Mängel zu rügen, die von Ihnen gewollte Konsequenz - eben Verbesserung oder Austausch - aber offen zu lassen. Wenn Sie zum Beispiel beim Lieferverzug des Unternehmers nur eine Nachfrist setzen, damit aber keine Rücktrittserklärung für den Fall des weiteren Verzuges verbinden, dann können Sie nach Ablauf der Frist nicht plötzlich den Rücktritt erklären. Sie müßten eine weitere Nachfrist einräumen. Unsere Musterbriefe bieten also für ein Problem - zum Beispiel einem Mangel an einem Auto - oft mehrere Lösungsvarianten - Verbesserung, Austausch oder gar die Irrtumsanfechtung - an. Überlegen Sie erst, welche Konsequenz Sie ziehen wollen und schreiben Sie erst dann den entsprechenden Brief.

Die Formalitäten

Der Brief sollte zunächst einmal bestimmte Formalitäten einhalten. Dazu gehören eine korrekte Anschrift des Absenders, schließlich wollen Sie ja allenfalls auch Antwort vom Adressaten bekommen. Dann das Datum der Absendung des Briefes. Dieses kann später einmal - zum Beispiel vor Gericht - für den zeitlichen Ablauf einer Reklamation von Bedeutung sein. Natürlich sollte auch die Adresse des Briefempfängers richtig angegeben werden. Die genaue Angabe des Firmennamens ("Anton Ziegel Dachdecker GmbH & Co KG") vermeidet Verwechslungen mit Firmen eines ähnlichen Firmenwortlautes ("Anton Ziegel Dachdecker GmbH"). Schließlich ist es durchaus dienlich, im "betrifft" kurz den Inhalt des Briefes zusammenzufassen. Dabei sollten Sie alle Daten zur raschen Zuordnung Ihres Schreibens angeben: Dazu zählen Rechnungs- oder Bestellnummern, Kunden- oder Polizzennummern, Konto- oder Auftragsnummern. Wird auf einen konkreten Vertrag Bezug genommen, dann sollte dieser mit dem Datum des Vertragsabschlusses (der Unterschrift) und einer allfälligen "Auftragsnummer" genau bezeichnet werden. Auch die Angabe des Preises dient der Individualisierung des Vertrages. Wenn eine Ware beschrieben wird, ist die Angabe der Marke und der Type ein guter Weg zur Klarstellung. Bei Eingaben an Behörden beziehungsweise an Gerichte sollte die Akten- oder Geschäftszahl (GZ) genannt werden.

Wenn Sie von einem Unternehmer eine Zahlung einfordern, so sollten Sie den Betrag nochmals genau angeben, allenfalls auf Verzugszinsen nicht vergessen und die Überweisung auf Ihr Girokonto verlangen. Dabei sollten Sie natürlich Ihre Bank samt Bankleitzahl (BLZ) sowie Ihre Kontonummer angeben, damit eine Überweisung auch wirklich Ihr Ziel erreicht. Haben Sie kein Girokonto zur Verfügung, dann kann eine Rückzahlung allerdings auch mit Postanweisung erfolgen. Setzen Sie auch eine Frist, binnen der Sie den Zahlungseingang auf Ihrem Konto erwarten. Wenn Sie auch noch mit Sanktionen drohen wollen, so sollten Sie nicht "mit roher Gewalt", sondern nur mit dem zivilen Gericht drohen ("...ansonsten ich gerichtliche Hilfe in Anspruch nehmen müßte").

Die Ankündigung, mit einer Sache "an die Öffentlichkeit" gehen zu wollen (Zeitungen, Radio, Fernsehen), führt in der Praxis oft zu einer Verhärtung der Fronten und sollte daher - jedenfalls solange man noch auf eine Einigung hoffen kann - vermieden werden. Wenn Sie "Sanktionen" ankündigen, dann sollten diese allerdings auch tatsächlich folgen. Wenn Sie bereits im ersten Mahnschreiben an einen Unternehmer ankündigen, den Fall sonst "Ihrem Rechtsanwalt zu übergeben", dann wird Sie der Unternehmer kaum ernst nehmen, wenn Sie in der Folge weiter selbst die Korrespondenz mit Ihm persönlich fortführen.

Wenn Sie von Ihrem Schreiben an andere Adressaten Kopien versenden, dann sollten Sie dies am Ende des Schreiebns vermerken. Schließlich ist dies auch die Stelle, wo man allfällige Beilagen nochmals aufzählen und vermerken sollte.

Dann fehlt noch Ihre Unterschrift und fertig ist der Brief.

Einschreiben, Kopieren und gut aufheben

Das beste Schreiben nützt nichts, wenn Ihr Vertragspartner bestreitet, es jemals bekommen zu haben. Daher sollten Sie alle wesentlichen Briefe zumindestens "eingeschrieben" schicken. Den Postaufgabeschein sollten Sie gut aufheben - am besten auf die Kopie des Briefes heften. Eine Stufe sicherer (und teurer) als "einschreiben", wäre die Postaufgabe mit einem Rückschein, also einer Bestätigung des Empfängers über den Erhalt Ihres Schreibens. Doch im Regelfall sollte das "Einschreiben" ausreichen.

Doch auch der beste Postaufgabeschein nützt nichts, wenn man vom Inhalt der Briefsendung nur noch mündlich berichten kann. Daher die naheliegende Grundregel: Machen Sie von jedem Brief eine Durchschrift oder Kopie und heben Sie diese zusammen mit dem Postaufgabeschein gut auf.

Die Übermittlung von wichtigen Erklärungen per Fax ist etwas problematisch! Die Rechtsprechung geht nicht immer davon aus, daß eine per Fax übermittelte Erklärung - auch wenn das Fax-Protokoll die Übertragung bestätigt - jedenfalls dem Empfänger auch zugegangen ist. Daher sollte man sich dann, wenn man eine Frist zu wahren hat und jedenfalls bei Eingaben an Behörden nicht auf das Fax verlassen. Sonstige Schreiben kann man zum Beispiel per Fax voraussenden, man sollte das Schreiben aber auch auf dem Postweg übermitteln.

Eingaben bei Behörden

In einigen Musterbriefen haben wir auch Eingaben an Behörden beziehungsweise bei Gerichten aufgenommen. Bei diesen Stellen gibt es eine gute Alternative zur Post: Sie suchen selbst die Einlaufstelle der Behörde oder des Gerichtes auf, und geben dort Ihre Eingabe persönlich ab. Achten Sie aber auch hier darauf, daß Sie eine Durchschrift oder Kopie Ihres Schreibens mit haben und sich darauf den Eingang durch die Beamten der Einlaufstelle bestätigen lassen. Der Einwurf in den Einlaufkasten - eine Art Briefkasten der Behörde am Amtsgebäude - hat den Nachteil, daß Sie dann für das (rechtzeitige) Einlagen Ihres Schreibens keinen Beweis haben.

Das Aufsuchen der Einlaufstelle hat auch noch einen Vorteil: Sie können sich auch nochmals erkundigen, wie Ihre Eingabe zu vergebühren ist. Dann müssen Sie allenfalls noch die notwendigen Stempel- oder Gerichtskostenmarken besorgen und aufkleben, doch sie laufen so auch nicht Gefahr, mangels ordentlicher Vergebührung nachträglich noch zur Kasse gebeten zu werden.

Fristen

In manchen Fällen muß man auch Fristen beachten. Fristen in gerichtlichen oder behördlichen Verfahren sind in der Regel gewahrt, wenn man die schriftliche Erklärung am letzten Tag der Frist (allerdings an die richtige Stelle adressiert) zur Post gibt. Das gilt auch für das Rücktrittsrecht nach dem Konsumentenschutzgesetz. Doch die Fristen für die Geltendmachung der Gewährleistung oder des Schadenersatzes sowie viele andere Fristen sind nur gewahrt, wenn die Eingabe oder Klage am letzten Tag der Frist bereits bei der Behörde oder bei dem Gericht einlangt.

Der Lauf einer Frist beginnt an dem Tag, an dem das auslösende Ereignis eintritt (zum Beispiel Zustellung des Zahlungsbefehls). Bei Fristen, die nach Tagen berechnet werden, wird jedoch der Tag, an dem das auslösende Ereignis stattfand, nicht mitgerechnet. Fristen, nach Tagen berechnet, enden mit Ablauf des letzten Tages. Wochen-, Monats- und Jahresfristen mit Ablauf des Tages, der durch Benennung oder Zahl dem Tag entspricht, an welchem die Frist begonnen hat.

Musterbrief ersetzt Beratung nicht

Unsere Musterbriefe gehen von Standardsituationen aus, die sich auf viele Fälle übertragen lassen. Dennoch sollten Sie sich im Fall der Fälle auch von einer Konsumentenberatungsstelle beraten lassen. Geht es um viel Geld oder um wichtige Interessen, dann sollten Sie auch nicht vom Gang zum Rechtsanwalt zurückschrecken und die notwendige Korrespondenz professionell abwickeln lassen.